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Audits – mehr als nur ein ISO-Bewertungstool

Bedeutung und Zweck von Audits im unternehmerischen Kontext

Was sind Audits?

In Audits untersuchen Personen (Auditoren), ob Aktivitäten, Prozesse oder Managementsysteme den vordefinierten Standards, Richtlinien und Normen entsprechen. Der Begriff Audit stammt vom lateinischen Wort „audire“ und bedeutet hören, zuhören. Egal ob im Arbeitsschutz, Energiesektor oder Qualitätsmanagement, sobald neue Systeme etabliert, weiterentwickelt oder zertifiziert werden sollen, finden Audits statt. Sie sind in nahezu jedem Unternehmensbereich notwendig und werden auch vom Gesetzgeber (besonders im Arbeitsschutz) vorgeschrieben. Egal ob extern oder intern, ein Audit sollte leistungsfähig und nah an der Praxis sein. Die eingesetzten Auditoren überprüfen nicht nur, ob die zu Grunde liegenden Normen erfüllt werden, sie bewerten auch, ob interne Abläufe beispielsweise noch sinnvoll sind oder ob ein eingesetztes Qualitätsmanagement-System in seiner aktuellen Form noch wirksam ist.

Wie läuft ein Audit ab?

Ein Audit ist keine wissenschaftliche Untersuchung. Es geht auch nicht darum, einen Schuldigen für aufgetretene Fehler ausfindig zu machen, sondern verbesserungswürdige Abläufe im Betrieb zu erkennen und zu optimieren. Der Audit folgt keiner bestimmten Methode, vielmehr hängt sein Erfolg von den Kenntnissen und Fähigkeiten des Auditors ab. Für die Durchführung kann sowohl ein firmeninterner Mitarbeiter als auch eine externe Stelle beauftragt werden. Entscheidend ist, dass die Prüfung objektiv und unvoreingenommen bleibt. Anhand eines festgelegten Fragenkatalogs stellt der Auditor verschiedenen Mitarbeitern des Unternehmens Fragen, hört Ihnen aufmerksam zu und bewertet die erhaltenen Informationen. Im Anschluss beurteilt er, ob die Abläufe der ursprünglichen Planung entsprechen und dokumentiert seine Eindrücke. Prozessabläufe nimmt er im Hinblick auf Schwachstellen oder Fehler unter die Lupe, um gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge anzuregen.

Wofür braucht man Audits?

Der Nutzen von Audits lässt sich nur schwer in Zahlen erfassen, trotzdem sind sie extrem hilfreich für die Zukunft des Unternehmens.

Audits sollen:

  • Betriebsblindheit überwinden helfen („ das haben wir immer so gemacht“)
  • eine Kommunikation fördern, die zu besserer Organisation führt
  • Fehler erfassen, um diese künftig zu vermeiden
  • die Sinnhaftigkeit von Vereinbarungen überprüfen
  • überprüfen, ob Unternehmensziele eingehalten werden oder noch realistisch sind
  • für neue Ideen aufgeschlossen machen (Aha-Erlebnisse vermitteln)
  • Potenziale des Unternehmens identifizieren (und den daraus resultierenden Handlungsbedarf)
  • es Führungskräften leichter machen, gute Entscheidungen zu treffen
    [1]

Welches sind die wichtigsten Auditformen?

Man kennt Systemaudits, Prozessaudits, Produktaudits, Compliance-Audits, Performance-Audits, Überwachungs- und Zertifizierungsaudits. Auch Mischformen sind geläufig. Stellt der Auditor bei der Überwachung schwere Mängel fest, kann keine Zertifizierung des Managementsystems erfolgen. Ein ausgestelltes Zertifikat würde (zumindest befristet) seine Gültigkeit verlieren [2].

1. Internes Audit

Das interne Audit ist eine Methode zur Bewertung von ISO-Managementsystemen. Es soll deren Eignung und Angemessenheit ermitteln, indem es Schwachstellen und Optimierungs-Potenziale im System identifiziert. Das interne Audit hinterfragt die Betriebsorganisation unter verschiedenen Aspekten. In vielen Betrieben wird immer noch zu selten besprochen, wie die interne Zusammenarbeit zum Nutzen von Kunden und Unternehmen erfolgreicher gestaltet werden kann. Ein Audit, bei dem interne Prozesse genauer betrachtet werden, kann die Kommunikation hinsichtlich dieses Zieles besonders gut fördern.[3]

1.1 Was fordert die ISO-Norm 9001 bei internen Audits?

Die ISO 9001 definiert die Vorgaben für Auditoren bei internen Audits. Die müssen so ausgewählt werden, dass der Prozess objektiv und unparteiisch ablaufen kann. Infolgedessen darf ein Auditor nicht den eigenen Arbeitsbereich prüfen. Ein Nachweis der Befähigung (inklusive Zertifikat) ist in den meisten Fällen erwünscht. Ferner fordert die ISO 9001, das die Ergebnisse des Audits der Abteilung-bzw. Geschäftsleitung mitgeteilt werden. Korrekturen sind so zeitnah wie möglich umzusetzen, wobei Qualität stets Vorrang vor Schnelligkeit hat. Die dokumentierten Informationen müssen aufbewahrt werden, so dass das Unternehmen jederzeit den Nachweis erbringen kann. In welcher Form die Nachweise dokumentiert werden, bleibt dem Auditor überlassen.[4]

1.2 Ziele interner Audits

Im internen Audit wird nach der optimalen Lösung für innerbetriebliche Abläufe sucht. Der Auditor prüft, ob das Managementsystem die vorgegebenen Normen erfüllt, ob es wirksam ist, ob vom Unternehmen festgelegte Anforderungen erfüllt werden und falls nicht, ob das Unternehmen kontinuierlich an deren Verbesserung arbeitet. Ein weiteres Ziel von internen Audits ist der Wissenstransfer.

1.3 Die Vorteile von internen Audits

Korrekt durchgeführt hat ein Audit eine neutrale Bewertung des QM-Systems zur Folge und bietet dem Unternehmen damit größten Mehrwert, wenn die Ergebnisse als Korrekturanregungen im Unternehmen betrachtet werden.

1.4 Gründe für ein internes Audit

a) Das Audit dient als Voraussetzung für die Zertifizierung (z.B. nach ISO 9001).

b) Dank internem Audit können Sie herausfinden, inwieweit Ihr Unternehmen die im Rahmen der Zertifizierung geforderten Normkriterien erfüllt.

2. Lieferantenaudit

Auch das Lieferantenmanagement lässt sich optimieren, denn die Erschließung neuer Absatzmärkte führt zu immer stärkerem Kostendruck. Das Lieferantenaudit wird auch Kundenaudit genannt und ist eine Sonderform des internen Audits. Ein Kunde (oder ein von ihm beauftragter Auditor) beurteilt die Leistungsfähigkeit eines Lieferanten unter organisatorischen und technischen Aspekten. Die Lieferantenbewertung nach ISO 9001 hilft, Beschaffungs-Prozesse strategischer auszurichten und Kosten zu senken. [5]

3. Das Zertifizierungsaudit (externes Audit)

Zertifizierungsaudits stellen fest, ob ein Unternehmen normkonform handelt oder nicht. Zertifizierungsaudits sind deutlich formeller als interne Audits. Diese können in genormten Kapiteln durchgeführt werden und verwenden meist eine ganz andere Sprache als die in der Firma übliche. Zwar nutzen speziell Organisationen Zertifizierungsaudits als Richtlinie, das ist aber gar nicht notwendig.

3.1 Vorbereitung eines Zertifizierungsaudits

Dienstleister wie die ANDRAWAS CONSULTING GROUP unterstützen bei der Durchführung interner Audits. Sie untersuchen nicht nur, ob die Organisation der internen Abläufe mit den Normen des betreffenden Regelwerks übereinstimmt, sie erstellen auch Dokumentationen und zeigen Möglichkeiten der Optimierung auf, damit das Unternehmen bestmöglich auf den Zertifizierungsaudit vorbereitet ist. Im jährlichen Turnus überwachen sie das Managementsystem. [6] Des Weiteren übernimmt die ANDRAWAS-CONSULTING GROUP die Ausbildung von internen Auditoren.

Die erfolgreiche Audit-Planung und Durchführung

Ein Audit ist unbequem und wird deshalb gerne kritisiert. Tatsächlich ist er aber ein sehr starkes Controlling-Instrument, dessen Einsatz sich lohnt. Trotzdem sollten die Anforderungen an ein Audit nicht zu hoch sein, denn wenn darin versucht wird, sämtliche relevanten Themen anzusprechen, ist das Risiko groß, sich komplett zu verzetteln und lediglich an der Oberfläche zu kratzen. Weitere verwandte Methoden einzusetzen, die ähnliche Ziele verfolgen, ist ebenfalls kritisch zu sehen, da häufig kontraproduktiv. In manchen Fällen macht ein ganz anderer methodischer Ansatz wie die Risikoanalyse mehr Sinn. Wenn man sicherstellen möchte, dass das Audit die erste Wahl unter den Methoden ist, muss sein konkreter Wert herausgearbeitet werden.

Beispiel: Planung und Durchführung von Audits nach ISO 9001

  1. Festlegung von Umfang und Zielsetzung des Audits
  2. Definition der Auditkriterien
  3. Benennung der Teammitglieder im Audit
  4. Auflistung der zu auditierenden Funktions- und Organisationsbereiche
  5. Nennung der Hauptfunktionen in QMS
  6. Nennung der QMS-Aspekte, die den einzelnen Funktionsbereichen zugeordnet werden
  7. Referenzdokumente aufführen
  8. voraussichtlichen zeitlichen Ablauf des Audits und die Örtlichkeiten festlegen [7]

Aktuelle Anforderungen an Auditierungs-Prozesse

Einflüsse wie die Finanz- und Wirtschaftskrise 2008 sowie die aktuelle Coronakrise haben die Anforderungen an Unternehmen erheblich verändert. Diese sind gezwungen, ihre Prozesse und die Effizienz ihrer Managementsysteme grundlegend zu überdenken. Kritischen Fragen hinsichtlich eingesetzter Systeme können sie jetzt nicht mehr ausweichen. Zielsetzungen der Audits in die Unternehmenszielsetzungen zu integrieren, ist in vielen Fällen überaus sinnvoll. Denn längst geht es nicht mehr darum, kleinliche Fehler in Dokumenten aufzudecken, sondern unnötige Kosten durch fehlerhafte Prozessabläufe ausfindig zu machen und diese zu verändern oder ganz zu ersetzen. So kommen auch kleinere Unternehmen nicht mehr darum herum, Audits zu Standard-Instrumenten im QMS zu machen.

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Quellen:

[1] https://www.dgq.de/fachbeitraege/warum-braucht-man-audits/
[2] https://www.din-iso-zertifizierung-qms-handbuch.de/was-ist-ein-audit-definition/auditarten-auditformen/
[3] https://www.qualitaetsmanagement.me/iso_9001_audit/
[4] https://www.vorest-ag.com/Qualitaetsmanagement-ISO-9001/Wissen/Was-Ist-Ein-Internes-Audit-Qm-Iso-9001
[5] https://www.qualitaetsmanagement-qm.de/kvp-ausgaben-pro-sys/lieferantenaudit-lieferantenmanagement/
[6] https://www.tuvsud.com/de-de/dienstleistungen/auditierung-und-zertifizierung
[7] https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-322-90436-2_6

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