ISO 37301: Compliance-Management-Systeme – Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung

ISO 37301 ist eine internationale Norm, die Anforderungen an die Einrichtung, Entwicklung, Umsetzung, Bewertung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines effektiven Compliance-Management-Systems (CMS) festlegt. Sie wurde veröffentlicht, um Organisationen aller Größen und Branchen zu unterstützen, rechtliche und regulatorische Pflichten einzuhalten und ethische Standards zu fördern.

Hintergrund

Die ISO 37301-Norm ist die überarbeitete Fassung der früheren ISO 19600, wobei sie von einer Leitlinie zu einer Anforderungsnorm überging. Diese Änderung reflektiert die zunehmende Notwendigkeit für Organisationen, nicht nur freiwillige, sondern auch verpflichtende Compliance-Strukturen zu implementieren, um verschiedene Risiken, einschließlich rechtlicher und regulatorischer Sanktionen, zu minimieren.

Ziele von ISO 37301

Die Hauptziele dieser Norm bestehen darin:

• Ein Rahmenwerk zu bieten, das Organisationen dabei hilft, rechtliche Verpflichtungen und andere Verpflichtungen zu erfüllen.
• Das Vertrauen der Stakeholder durch Demonstration von Verantwortlichkeit und Transparenz zu erhöhen.
• Risikomanagement zu fördern und präventive Maßnahmen gegen Non-Compliance zu unterstützen.
• Einen kulturellen und operativen Rahmen zu schaffen, der die Einhaltung von Gesetzen und Normen unterstützt.

Kernanforderungen

ISO 37301 legt spezifische Anforderungen an ein CMS fest, die in verschiedene Kategorien unterteilt werden können:

1. Führung und Commitment

Die oberste Leitung einer Organisation spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung einer Kultur der Integrität und Ethik. Sie muss Compliance-Ziele klar definieren, kommunizieren und unterstützen.

2. Planung

Organisationen müssen Compliance-Risiken identifizieren, analysieren und bewerten. Darauf basierend sollten sie Maßnahmen planen und umsetzen, um diese Risiken zu minimieren.

3. Unterstützung

Die notwendigen Ressourcen müssen bereitgestellt werden, einschließlich Personal, technologische Unterstützung und finanzielle Mittel. Zudem ist die Bewusstseinsschärfung und Schulung der Mitarbeiter ein wesentlicher Aspekt.

4. Betrieb

Die Implementierung und Steuerung der Prozesse, die für das CMS erforderlich sind, umfassen die Überwachung und Anpassung der Compliance-Maßnahmen sowie die Kommunikation relevanter Informationen innerhalb der Organisation.

5. Leistungsbewertung

Die Überwachung und regelmäßige Bewertung des CMS ist entscheidend, um dessen Effektivität zu sichern und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

6. Verbesserung

Organisationen müssen auf Nichtkonformitäten reagieren und korrigierende Maßnahmen ergreifen, um die Wiederholung von Compliance-Verstößen zu verhindern.

Implementierung und Herausforderungen

Die Implementierung eines CMS nach ISO 37301 kann für Organisationen eine Herausforderung darstellen, besonders in einer dynamischen rechtlichen und regulatorischen Umgebung. Zu den größten Herausforderungen gehören die Integration in bestehende Managementsysteme, die Anpassung an diverse rechtliche Anforderungen in verschiedenen Jurisdiktionen und die Sicherstellung einer durchgehenden Unterstützung durch das Management.

ISO 37301 bietet einen robusten Rahmen für Organisationen, die ihre Compliance-Verpflichtungen ernst nehmen und Risiken in einer zunehmend komplexen globalen Landschaft proaktiv managen wollen. Durch die Implementierung dieser Norm können Organisationen nicht nur rechtliche Sanktionen vermeiden, sondern auch ihr Markenimage verbessern und das Vertrauen ihrer Stakeholder stärken.

Synergien anderer Managementsysteme

ISO 45001, ISO 14001 und ISO 37301 sind internationale Standards, die sich auf verschiedene Aspekte des Managements in Organisationen konzentrieren: Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, Umweltmanagement und Compliance-Management. Diese Standards lassen sich effektiv integrieren, um Synergien zu schaffen und ein umfassendes Managementsystem aufzubauen. Hier sind die Kernverknüpfungen und potenziellen Synergien zwischen diesen Normen:

Gemeinsame Struktur

Alle drei Normen folgen der High-Level Structure (HLS), die eine ähnliche Struktur mit gemeinsamen Kapiteln und Texten aufweist. Dies erleichtert die Integration in ein einheitliches Managementsystem, da grundlegende Anforderungen wie Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Leistungsbewertung und Verbesserung übereinstimmen.

Führung und Engagement

• ISO 45001, ISO 14001 und ISO 37301 fordern ein starkes Engagement der obersten Leitung und die Förderung einer positiven Kultur innerhalb der Organisation. Das Top-Management muss aktiv in die Entwicklung und Umsetzung der Politiken und Ziele jedes Bereichs eingebunden sein. Die Integration dieser Normen kann zu einer verstärkten Führungskonsistenz führen, die alle Aspekte des Unternehmens umfasst.

Risikomanagement

• Alle drei Standards basieren auf dem Prinzip des Risikomanagements. ISO 45001 konzentriert sich auf die Risiken für Gesundheit und Sicherheit, ISO 14001 auf Umweltrisiken und ISO 37301 auf Compliance-Risiken. Eine integrierte Risikobewertungsstrategie kann dazu beitragen, Überschneidungen bei der Risikoermittlung zu minimieren und eine umfassende Sicht auf alle organisatorischen Risiken zu bieten.

Betriebliche Kontrollen

• Die operationellen Anforderungen in den Bereichen Gesundheit und Sicherheit, Umweltschutz und Compliance ergänzen einander. Beispielsweise können Verfahren zur Behandlung gefährlicher Materialien sowohl Umweltaspekte (ISO 14001) als auch Gesundheits- und Sicherheitsaspekte (ISO 45001) sowie compliance-relevante Aspekte (ISO 37301) abdecken.

Leistungsbewertung und Verbesserung

• Durch die gemeinsame Nutzung von Überwachungs-, Mess- und Bewertungsverfahren kann eine Organisation die Effektivität ihrer Managementsysteme verfolgen. Diese Integration fördert die kontinuierliche Verbesserung in allen Bereichen, da die Datenanalyse umfassender und koordinierter ist.

Schulung und Bewusstsein

• Die Schulung von Mitarbeitern zu Themen wie Umweltschutz, Gesundheit, Sicherheit und Compliance kann in einem kombinierten Programm organisiert werden. Dies reduziert die Schulungskosten und -zeit und verbessert das allgemeine Verständnis der Mitarbeiter für ihre Rollen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf diese Schlüsselbereiche.

Dokumentation

• Die Anforderungen an die Dokumentation sind in allen drei Standards ähnlich. Eine integrierte Dokumentationsstrategie kann die Konsistenz verbessern und den Verwaltungsaufwand verringern, indem doppelte Dokumente und Verfahren vermieden werden.

Implementierungsherausforderungen

• Die Integration von ISO 45001, ISO 14001 und ISO 37301 stellt Herausforderungen dar, darunter die Anpassung an verschiedene interne und externe Anforderungen und die Ausbalancierung der Ressourcen für die Implementierung und Aufrechterhaltung der Standards. Eine sorgfältige Planung und das Engagement des Managements sind entscheidend für den Erfolg.

Die Verknüpfung dieser Normen in einem einzigen, kohärenten Managementsystem kann also erhebliche betriebliche und strategische Vorteile bieten und dabei helfen, die Resilienz und das nachhaltige Wachstum einer Organisation zu unterstützen.

Einbindung in das QHSE-Management

Die Einbindung von ISO 45001, ISO 14001 und ISO 37301 in ein umfassendes Qualitäts-, Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltmanagement (QHSE) ist nicht nur möglich, sondern auch sehr empfehlenswert, um ein integriertes Managementsystem zu schaffen, das alle Aspekte der Unternehmensführung abdeckt. Hier sind einige Schritte und Vorteile, wie diese Standards in das QHSE-Management integriert werden können:

Schritte zur Integration in QHSE

1. Gemeinsame Rahmenstruktur nutzen: Alle drei ISO-Normen folgen der High-Level Structure (HLS), die eine Integration mit dem Qualitätsmanagementstandard ISO 9001 erleichtert. Diese gemeinsame Struktur ermöglicht es, übergreifende Prozesse und Richtlinien für das gesamte Managementsystem zu entwickeln.
2. Gemeinsame Politik und Ziele festlegen: Entwickeln Sie eine einheitliche QHSE-Politik, die die Prinzipien und Verpflichtungen in Bezug auf Qualität, Gesundheit und Sicherheit, Umweltschutz sowie Compliance aufnimmt. Setzen Sie klare, messbare Ziele für jeden Bereich, die die Gesamtstrategie der Organisation unterstützen.
3. Risikomanagement integrieren: Implementieren Sie ein ganzheitliches Risikomanagement, das alle relevanten Risiken (Qualität, Gesundheit und Sicherheit, Umwelt, Compliance) identifiziert, analysiert und steuert. Dies fördert eine umfassende Risikobewertung und -minderung.
4. Betriebliche Kontrollen koordinieren: Entwickeln Sie betriebliche Verfahren und Kontrollen, die mehrere Aspekte des QHSE-Managements abdecken. Beispielsweise können Notfallpläne sowohl Sicherheits- als auch Umweltaspekte berücksichtigen.
5. Überwachung und Messung: Verwenden Sie gemeinsame Systeme und Werkzeuge zur Überwachung der Leistung in allen Bereichen des QHSE-Managements. Dies hilft, Effizienz zu steigern und bietet eine konsolidierte Sicht auf die Unternehmensleistung.
6. Schulung und Bewusstsein: Entwickeln Sie umfassende Schulungsprogramme, die Mitarbeiter in allen Aspekten des QHSE-Managements schulen. Dies verbessert das Verständnis und die Einhaltung der Standards durch die Mitarbeiter.
7. Dokumentation und Aufzeichnungen: Standardisieren Sie die Dokumentationsprozesse, um Redundanzen zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Ein einheitliches Dokumentationsverfahren erleichtert die Verwaltung und das Auffinden von Dokumenten und Aufzeichnungen.

Vorteile der Integration in QHSE

• Konsistenz und Effizienz: Durch die Integration wird eine konsistente Herangehensweise an das Management von Qualität, Gesundheit, Sicherheit, Umwelt und Compliance gefördert. Dies reduziert Konflikte zwischen verschiedenen Abteilungen und steigert die betriebliche Effizienz.
• Verbessertes Stakeholder-Vertrauen: Ein integriertes QHSE-Management-System demonstriert ein starkes Engagement für hohe Standards in allen Aspekten des Geschäftsbetriebs. Dies stärkt das Vertrauen von Kunden, Investoren, Regulierungsbehörden und anderen Stakeholdern.
• Kostenreduktion: Durch die Vermeidung von Duplikationen in Schulung, Dokumentation und Überwachung können Kosten gespart werden.
• Bessere Leistung und Wettbewerbsvorteile: Ein effektives integriertes Management-System führt zu einer verbesserten Gesamtleistung der Organisation und kann signifikante Wettbewerbsvorteile bieten.

Die Einbindung dieser ISO-Standards in ein QHSE-System ist ein strategischer Ansatz, der eine Organisation in die Lage versetzt, ihre Prozesse und ihr Risikomanagement zu optimieren, während sie gleichzeitig ihre Verpflichtungen gegenüber der Gesellschaft und der Umwelt erfüllt.

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