Audit-Findings im HSE: Was 2025 typische Abweichungen waren

HSE-Audits sind selten „Glücksache“. 2025 hat in vielen Unternehmen erneut gezeigt: Die größten Abweichungen entstehen nicht, weil Anforderungen unbekannt wären – sondern weil die Umsetzung im Alltag nicht stabil genug ist. Zwischen Führung, Dokumentation und Shopfloor-Praxis klafft oft eine Lücke. Genau dort setzen Auditoren an: Sie prüfen nicht nur, ob etwas definiert ist, sondern ob es wirksam, nachvollziehbar und dauerhaft beherrscht wird.

Typische HSE-Audit-Findings 2025 lassen sich gut nach Schweregraden strukturieren: klein (Minor), mittel (wirksamkeitskritisch) und schwer (Major/kritisch). Das ist kein Selbstzweck. Wer die Muster hinter den Abweichungen versteht, kann gezielt die Hebel ansetzen, die HSE-Management wirklich resilient machen – ohne Papierflut und ohne Aktionismus.

Im folgenden Beitrag finden Sie die häufigsten Abweichungstypen aus 2025, ihre typischen Ursachen und praxiserprobte Lösungen, die Umsetzer, Beauftragte sowie Fach- und Führungskräfte direkt in Routinen übersetzen können.

Kleine Abweichungen (Minor): „Wir machen das – aber es ist nicht auditfest“

Kleine Abweichungen sind 2025 besonders häufig aufgetreten, weil viele Organisationen zwar grundsätzlich „HSE-konform“ arbeiten, aber nicht konsistent belegen können, dass sie ihre Anforderungen beherrschen. In Audits zählt evidenzbasierte Steuerung: Wer macht was, wann, warum, wie oft – und mit welchem Wirksamkeitsnachweis?

Typische Minor-Findings 2025:

Unterweisungen, Qualifikationen, Befähigungen:
Unterweisungen werden durchgeführt, aber die Logik dahinter ist nicht geschlossen. Häufig fehlen Rollenbezug, Aktualitätsprüfung, definierte Intervalle oder eine einfache Wirksamkeitskontrolle. Besonders kritisch wird es bei Tätigkeiten mit erhöhtem Risiko (z. B. Arbeiten in der Höhe, Gefahrstoffe, Instandhaltung, Flurförderzeuge).

Dokumentenlenkung und Versionssicherheit:
Betriebsanweisungen, Verfahrensanweisungen und Checklisten existieren, aber im Umlauf sind unterschiedliche Versionen. Oder Dokumente wurden aktualisiert, ohne dass die betroffenen Teams die Änderungen sicher „im Griff“ haben.

Nachweise für Begehungen und Kontrollen:
Rundgänge, Sichtprüfungen und Sicherheitsbegehungen werden gemacht – aber entweder nicht dokumentiert, nicht nachvollziehbar oder ohne systematische Nachverfolgung. Auditoren sehen dann zwar Aktivität, aber keine belastbare Steuerung.

Praxislösungen, die sofort wirken:

• Qualifikationsmatrix nach Rollen statt nach Personen: Tätigkeit → Risiko → Pflichtqualifikation → Intervall → Nachweisform → Wirksamkeitskriterium.

• Unterweisung im 3-Schritt: Durchführung + Verständnissicherung (Kurzcheck) + Wirksamkeitsprüfung im Arbeitsalltag (Spot-Check nach einigen Wochen).

• Ein Ort der Wahrheit für Dokumente: ein zentraler Ablageort mit klaren Ownern, Sperrlogik für Altversionen und einfacher Zugriff am Arbeitsplatz (digital statt Papierwildwuchs).

Die Botschaft: Minor-Findings sind selten „Kleinkram“. Sie sind Warnsignale für fehlende Prozessstabilität – und genau daraus entstehen später mittlere oder schwere Abweichungen.

Mittlere Abweichungen: Prozesse sind da – aber sie steuern nicht zuverlässig

Mittlere Abweichungen waren 2025 auffällig häufig, weil Auditoren stärker auf Wirksamkeit und Alltagsfestigkeit geprüft haben. Hier reicht es nicht, dass ein Prozess existiert. Er muss in typischen Stresssituationen funktionieren: Personalausfall, Produktionsdruck, Fremdfirmen, Umbauten, neue Stoffe, neue Schichten.

Typische wirksamkeitskritische Findings 2025:

Gefährdungsbeurteilung/Risikobewertung ist nicht „lebendig“:
Ein Klassiker: Die Beurteilung ist vorhanden, aber nicht aktuell. Änderungen werden operativ umgesetzt, ohne dass Risiken neu bewertet und Maßnahmen nachgeführt werden. Im Audit zeigt sich das durch widersprüchliche Aussagen, fehlende Aktualisierungslogik oder Maßnahmen, die nicht zum tatsächlichen Prozess passen.

Änderungsmanagement (Management of Change) fehlt oder ist zu schwach:
Viele HSE-Probleme entstehen nicht im Normalbetrieb, sondern bei Änderungen: neue Maschine, Umbau, Layoutänderung, neue Chemikalie, neues Reinigungsverfahren, Umorganisation. Wenn Change-Prozesse nicht konsequent greifen, ist die Risikosteuerung lückenhaft.

Interne Audits ohne Tiefgang:
Interne Audits werden durchgeführt, aber als Checklistenlauf. Häufig fehlen Stichprobenlogik, Belegprüfung, Trendbetrachtung oder konsequente Wirksamkeitskontrolle von Maßnahmen. Ergebnis: Wiederholabweichungen – und genau die werten Auditoren 2025 besonders streng.

Pflichtenmanagement und Compliance-Nachweise nicht geschlossen:
Rechts- und Betreiberpflichten sind oft grundsätzlich erfasst, aber nicht als geschlossenes System mit Verantwortlichkeiten, Fristen, Nachweisen und Kontrollen. Besonders sichtbar wird das bei Prüfpflichten, Auflagen, Gefahrstoffmanagement, Abfall- und Emissionsthemen oder Notfallorganisation.

Fremdfirmensteuerung mit Bruchstellen:
Sicherheitsanforderungen an Fremdfirmen sind definiert, werden aber nicht sauber verifiziert. Typische Lücken: unklare Aufsicht, fehlende Koordination mehrerer Gewerke, unvollständige Einweisungen, unklare Freigaben und fehlende Dokumentation kritischer Arbeiten.

Praxislösungen für robuste Prozesse:

• Mini-MOC als Standard: Jede relevante Änderung triggert automatisch drei Fragen:

  1. Was ändert sich konkret?

  2. Welche Risiken/Umweltaspekte sind betroffen?

  3. Welche Kontrollen und Nachweise müssen angepasst werden?
     Ergebnis: kurze, klare Freigabe mit Verantwortlichen und Nachweispflicht – ohne Bürokratie.

• Interne Audits als Prozess-Audit: Immer drei Beweisformen prüfen: Dokumentation – Umsetzung – Ergebnis. Wenn eines fehlt, ist die Wirksamkeit nicht bewiesen.

• Pflichtenpakete statt Listenfriedhof: Pflichten je Bereich bündeln, Verantwortliche benennen, Fristen und Nachweisformen standardisieren, und die Einhaltung regelmäßig bewerten.

Schwere Abweichungen (Major/kritisch): Wenn Schutzbarrieren nicht greifen

Schwere Findings waren 2025 häufig dort zu beobachten, wo kritische Kontrollen (Schutzbarrieren) ausfallen. Das betrifft vor allem Hochrisikoarbeiten und Situationen, in denen ein einzelner Fehler schwere Folgen haben kann. In Audits sind das Themen, bei denen Auditoren typischerweise „Stop-the-job“-Logik erwarten: klare Regeln, klare Zuständigkeiten, klare Verifikation.

Typische schwere HSE-Findings 2025:

Arbeiten in der Höhe / Absturzschutz:
Fehlende oder ungeeignete Sicherung, unsaubere Anschlagpunkte, falsche Nutzung von PSA, unzureichende Rettungsplanung oder fehlende Aufsicht. Häufig verstärkt durch Zeitdruck und „Routineblindheit“.

Energieisolierung (Freischalten/Absichern):
Unklare Prozeduren, fehlende Kennzeichnung, keine Wirksamkeitsprüfung der Trennung, „mal schnell“ in die Anlage greifen. Das ist auditkritisch, weil es direkt lebensgefährlich ist.

Gefahrstoffmanagement in der Praxis:
Nicht eindeutige Kennzeichnung, Lagerung ohne System, unklare Substitutionsprüfung, fehlende Expositionskontrolle oder Mitarbeitende, die Schutzmaßnahmen nicht sicher erklären können. Hier fällt im Audit besonders auf, ob das Thema im Alltag verstanden wird – nicht nur im Ordner.

Maschinensicherheit und Manipulation:
Schutzeinrichtungen werden umgangen, Änderungen nicht bewertet, Verantwortlichkeiten zwischen Produktion und Instandhaltung sind unklar. Auditoren schauen hier sehr genau auf die Kombination aus Technik, Organisation und Führung.

Korrekturmaßnahmen ohne Ursachenbeseitigung:
Eine der häufigsten „Major-Treiber“: Abweichungen werden geschlossen, aber nicht gelöst. Wenn Findings wiederholt auftreten, ist das ein Zeichen für fehlende Ursachenanalyse und fehlende Wirksamkeitsprüfung – und damit ein systemisches Problem.

Praxislösungen für kritische Risiken:

• Critical Controls definieren: Für Hochrisikothemen klare, nicht verhandelbare Kontrollen festlegen (z. B. Absturz, Freischalten, Gefahrstoffe, Maschinensicherheit) und separat überwachen.

• Field Verification etablieren: Kurze Vor-Ort-Checks durch Führungskräfte/SiFa: Ist die Kontrolle vorhanden? Wird sie genutzt? Funktioniert sie?

• Ursachenanalyse mit Barrierenlogik: Nicht beim „Mitarbeiterfehler“ stehen bleiben. Fragen: Welche Barriere hätte verhindern müssen? Technik, Organisation, Qualifikation, Führung, Planung? Und wie wird diese Barriere jetzt verbessert?

Resilienz 2025: Was Organisationen stabil macht – auch unter Druck

Resilienz im HSE bedeutet: Das System funktioniert nicht nur in ruhigen Zeiten, sondern gerade dann, wenn es unübersichtlich wird. 2025 hat klar gezeigt, dass resiliente Organisationen drei Eigenschaften teilen:

1. Führung steuert sichtbar: Begehungen, Wirksamkeitschecks, konsequentes Nachhalten – nicht als Aktion, sondern als Routine.

2. Risikofokus statt Papierfülle: Wenige kritische Kontrollen perfekt beherrschen, statt viele Dokumente zu verwalten.

3. Lernschleifen sind echt: Audits, Beinaheereignisse und Vorfälle führen nachweislich zu Verbesserungen – inklusive Wirksamkeitsnachweis.

Wie die Andrawas-Consulting Group Abweichungen verhindert – und HSE robuster macht

Viele Unternehmen haben Prozesse und Dokumente. Was oft fehlt, ist die Verzahnung: Risiko → Kontrolle → Nachweis → Wirksamkeit → Führung → kontinuierliche Verbesserung. Genau hier setzt die Andrawas-Consulting Group an: nicht mit „mehr Papier“, sondern mit wirksamer Steuerung, belastbarer Evidenz und praxisfesten Routinen.

Typische Unterstützungsansätze:

• Audit-Readiness-Checks und Gap-Analysen mit klarer Priorisierung nach Risiko und Rechtsrelevanz

• Stärkung von Pflichtenmanagement und Compliance-Prozessen (Verantwortlichkeiten, Fristen, Nachweise, Wirksamkeitskontrollen)

• Wirksamkeitsorientierte interne Audits, die Wiederholabweichungen systematisch eliminieren

• Critical-Control-Programme für Hochrisikothemen (Absturz, Energieisolierung, Gefahrstoffe, Maschinensicherheit)

• Coaching für Führungskräfte und Beauftragte, damit HSE im Alltag stabil läuft – nicht nur im Audit

2025 waren typische HSE-Audit-Abweichungen selten exotisch – aber sie waren konsequent dort, wo Systeme nicht robust geführt, Änderungen nicht sauber gesteuert und Maßnahmen nicht wirksam verifiziert wurden. Wer diese Muster ernst nimmt und in klare Routinen übersetzt, reduziert nicht nur Findings, sondern erhöht Sicherheit, Compliance und operative Stabilität spürbar.

Wie soll Ihr HSE-Jahr 2026 aussehen: wieder hektisches „Findings schließen“ kurz vor dem Audit – oder ein Alltag, in dem Führung, Shopfloor und Nachweise so sauber zusammenspielen, dass Risiken früh auffallen, Maßnahmen wirklich greifen und Audits am Ende nur noch bestätigen, was bei Ihnen längst Routine ist?