Leg dich nicht mit den Normen an oder doch?

Leg dich nicht mit den Normen an oder doch?

Warum kritisches Hinterfragen kein Verstoß gegen ISO 9001 und ISO 14001 ist, sondern zu deren Grundverständnis gehört

Ein Satz aus der Praxis

In einem Inhouse-Training zu ISO 9001, ISO 14001 und ISO 19011 formulierte kürzlich ein Teilnehmer eine Haltung, die mir in der Beratungs- und Auditpraxis regelmäßig begegnet: „Leg dich nicht mit den Normen an.“ Die Zustimmung im Raum war deutlich, und genau das macht den Satz bemerkenswert. Er beschreibt ein Normverständnis, das in vielen Organisationen verbreitet ist: Normen gelten als starres Regelwerk, dem man sich zu fügen hat. Wer ihre Auslegung hinterfragt, riskiert vermeintlich Abweichungen im nächsten Audit. Eine genauere Betrachtung zeigt jedoch, dass dieses Verständnis den Normen nicht gerecht wird und Unternehmen wertvollen Gestaltungsspielraum kostet.

Woher die Zurückhaltung kommt

Der respektvolle Abstand zur Norm hat nachvollziehbare Ursachen. Viele Organisationen haben ihr Managementsystem unter Zertifizierungsdruck eingeführt, weil Kunden oder Märkte ein Zertifikat verlangten. Dabei entstehen häufig Systeme, die primär auf das Audit ausgerichtet sind und nicht auf den betrieblichen Nutzen.

Hinzu kommt ein Argument, das in vielen Besprechungen fällt: „Das steht so in der Norm.“ Bei genauer Prüfung des Normtextes erweist sich diese Aussage erstaunlich oft als unzutreffend. Vieles, was im Unternehmen als Normanforderung gilt, ist tatsächlich eine über Jahre gewachsene betriebliche Konvention, eine frühere Beraterempfehlung oder die Präferenz eines einzelnen Auditors.

Was die Normen tatsächlich fordern

ISO 9001 und ISO 14001 sind Anforderungskataloge, keine Verfahrensanweisungen. Sie legen fest, was eine Organisation erreichen muss, nicht wie sie es umsetzt. Genau darin liegt der Gestaltungsspielraum, den viele Unternehmen ungenutzt lassen.

Drei Beispiele verdeutlichen das. Seit der Revision 2015 fordert die ISO 9001 kein Qualitätsmanagement-Handbuch mehr. Verlangt wird dokumentierte Information in dem Umfang, den die Organisation für die Wirksamkeit ihres Managementsystems als notwendig bestimmt (Abschnitt 7.5). Maßgeblich sind unter anderem Größe und Tätigkeit der Organisation, die Komplexität ihrer Prozesse und die Kompetenz der Mitarbeiter. Weiterhin verlangen beide Normen in Abschnitt 4, den Kontext der Organisation zu bestimmen: Das Managementsystem muss zum Unternehmen passen, nicht umgekehrt. Ein System, das an der betrieblichen Realität vorbei dokumentiert ist, erfüllt diese Anforderung gerade nicht. Und schließlich verpflichtet das risikobasierte Denken (Abschnitt 6.1) dazu, Risiken und Chancen zu bestimmen und die eigenen Maßnahmen daran auszurichten. Das ist eine Aufforderung zur eigenständigen Bewertung, nicht zum schematischen Abarbeiten von Vorgaben.

Sich mit der Norm auseinandersetzen, die richtige Lesart

An dieser Stelle ist eine Klarstellung erforderlich: Die Anforderungen selbst stehen nicht zur Disposition. Wer eine Zertifizierung anstrebt, muss sie erfüllen. „Sich mit der Norm anlegen“ kann daher nicht bedeuten, Anforderungen zu ignorieren. Gemeint ist eine andere, produktivere Form der Auseinandersetzung.

Sie beginnt mit der Frage nach der Angemessenheit: Benötigt ein Prozess tatsächlich eine mehrseitige Verfahrensanweisung, oder erfüllt ein Ablaufdiagramm am Arbeitsplatz denselben Zweck? Die Norm bemisst Dokumentation an ihrer Wirksamkeit, nicht an ihrem Umfang. Die Auseinandersetzung setzt sich fort in der Unterscheidung zwischen Normtext und Interpretation: Was fordert die Norm tatsächlich, und was hat sich die Organisation im Laufe der Jahre selbst auferlegt? Und sie mündet in der Fähigkeit zur Begründung: Wer seinen Umsetzungsweg fachlich nachvollziehbar herleiten kann, vertritt ihn auch im Audit überzeugend. Die Normen lassen unterschiedliche Wege zu, sofern das Ergebnis den Anforderungen entspricht.

Bemerkenswert ist, dass die Normen diese kritische Auseinandersetzung selbst institutionalisieren: Interne Audits, Managementbewertung und fortlaufende Verbesserung sind nichts anderes als das systematisch verankerte Hinterfragen des eigenen Systems.

Die Perspektive der ISO 19011

Der eingangs zitierte Satz meint häufig auch: „Leg dich nicht mit dem Auditor an.“ Die ISO 19011, der Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen, zeichnet allerdings ein anderes Bild vom Audit, als es in manchen Organisationen gelebt wird. Zu den dort beschriebenen Auditprinzipien zählen unter anderem Integrität, sachliche Darstellung und ein faktengestützter Ansatz. Ein Audit ist danach kein Kontrollinstrument mit Sanktionscharakter, sondern ein strukturierter, nachweisbasierter Dialog über die Wirksamkeit des Managementsystems.

Erfahrene Auditoren schätzen Gesprächspartner, die ihr System verstehen, Entscheidungen begründen und einer Feststellung auch sachlich widersprechen können, denn genau daran zeigt sich ein gelebtes Managementsystem. Wer dagegen jede Feststellung widerspruchslos übernimmt und dokumentiert, was der Auditor mutmaßlich erwartet, erzeugt jene Papiersysteme, deren Aufwand später zu Recht beklagt wird. Auch Auditfeststellungen dürfen hinterfragt werden, sachlich und mit Bezug auf den Normtext. Seriöse Auditoren begrüßen das, weil es die Qualität der Feststellungen und den Wert des Audits erhöht.

Vom Nachweisinstrument zum Führungswerkzeug

Organisationen, die diesen Perspektivwechsel vollziehen, verändern ihr Managementsystem spürbar. Die Dokumentation reduziert sich auf das, was zur Steuerung tatsächlich benötigt wird. Prozesse werden so beschrieben, wie sie gelebt werden, und nicht so, wie sie im Audit einen guten Eindruck machen sollen. Mitarbeiter erkennen ihr Unternehmen im Managementsystem wieder und tragen es mit. Audits entwickeln sich von der jährlichen Pflichtübung zu einem Instrument, das systematisch auf Verbesserungspotenziale hinweist.

„Leg dich nicht mit den Normen an“ ist als Ratschlag verständlich, führt aber in die falsche Richtung. Zutreffender wäre: Arbeiten Sie mit den Normen, nicht unter ihnen. Die Anforderungen von ISO 9001 und ISO 14001 sind gesetzt; der Weg ihrer Umsetzung liegt im Ermessen und in der Verantwortung der Organisation. Wer diesen Spielraum kennt, fachlich begründet nutzt und im Audit vertritt, erhält ein Managementsystem, das dem Unternehmen dient – und besteht Zertifizierungsaudits nicht trotz dieser Souveränität, sondern ihretwegen.